Que faut-il savoir avant d’envoyer un mail de booking ?

Découvrez sur notre blog quelques conseils pour préparer et rédiger des mails de booking afin d’obtenir des dates de concert dans des salles !

Salles de concert : comment écrire un bon mail de booking ?

Lors du démarchage de programmateurs, il y a une étape à laquelle les artistes musicaux ne peuvent échapper : la rédaction du mail de booking. Elle est incontournable et ne doit surtout pas être prise à la légère. En effet, il ne s’agit pas simplement de rédiger un mail et de faire un envoi groupé. Il faut trouver le bon objet, le bon texte et le personnaliser pour chaque destinataire, y joindre quelques documents. En d’autres termes, l’écriture de ce mail ne doit surtout pas être bâclée. Alors, certes, cela prend du temps et requiert de la préparation. Mais cela en vaut la peine car il ne faut pas oublier l’objectif d’un tel courrier électronique pour les artistes : obtenir des dates dans des salles pour pouvoir se produire sur scène, devant un public. Et même si cela peut être décourageant, notamment face à l’absence de réponse de la part des programmateurs, il ne faut pas baisser les bras et faire preuve de patience, sans oublier de les relancer. Ecrire un bon mail de booking ne s’improvise donc pas. Voici quelques conseils pour réussir sa rédaction.

Que faut-il faire avant de commencer le démarchage ?

Écrire un mail de booking efficace se déroule en fait en plusieurs étapes, dont certaines sont assez éloignées de la rédaction. Ainsi, il faut d’abord définir un planning pour savoir quelles dates choisir pour des concerts. Cela permet d’avoir une vision globale sur les 6 ou 12 mois prochains, et de faciliter par la suite les déplacements. 

Il faut également créer une liste de contacts en récupérant les coordonnées des programmateurs (le nom, le prénom, l’adresse mail, le numéro de téléphone). Pour s’y retrouver plus rapidement, il existe une solution simple à mettre en place : les regrouper dans un tableau de suivi. 

De même, il est indispensable de préparer, avant l’envoi des mails, les documents à joindre. N’oubliez pas l’EPK qui s’apparente à un dossier de presse ou à un portfolio ! Il contient donc toutes les informations concernant des artistes musicaux, susceptibles d’intéresser les programmateurs (biographie, discographie, parutions dans la presse et les autres médias, réseaux sociaux, photos …etc.). Une fois que ces différentes étapes de préparation ont été réalisées, le moment est venu de passer à la rédaction de ce fameux mail de booking. 

Un mail personnalisé, clair et précis pour chaque destinataire

Le premier détail qui fait toute la différence dans un courrier électronique de démarchage est son objet (ou son titre). Dès lors, il doit attirer l’attention et être plutôt court – dix mots au maximum – afin de s’afficher entièrement. Dans ce titre, doivent apparaître le nom de l’artiste et la salle de concert concernée par la demande. 

Après avoir trouvé l’objet d’un mail, il faut en écrire le contenu. S’il n’y a pas de règle quant à la longueur, il faut tout de même éviter de rédiger un roman car cela risque de décourager son destinataire. Généralement, il est recommandé de se limiter à une dizaine de phrases. Le mail devant être clair et concis, il vaut mieux le structurer en 2-3 paragraphes. 

Il est aussi essentiel de personnaliser le contenu en indiquant le nom de la salle, son emplacement géographique, l’intérêt pour un artiste de s’y produire. Le message rédigé doit être authentique, spécifique à chaque salle, chaque programmateur. Il doit aussi être professionnel. Donc, on évite toute familiarité et on fait attention à la syntaxe, à la conjugaison et à la ponctuation.  

Il faut penser à inclure des liens vers son site internet et ses réseaux sociaux, et être précis quant aux dates demandées. Enfin, un mail de booking doit être envoyé depuis une adresse professionnelle, personnalisée au nom de l’artiste. Une adresse contact par exemple est déconseillée, car elle peut se retrouver dans les courriers indésirables. 

À vos mails ! Vous avez maintenant la clé pour booker votre prochaine date 😉